Die private Nutzung eines Firmenwagens kann entweder über die pauschale Methode (auch 1-%-Regelung genannt) oder über die Fahrtenbuchmethode abgebildet werden. Gerade wenn das Fahrzeug nicht viel privat genutzt wird oder eine genaue Ermittlung der privaten und betrieblichen Nutzungsanteile gewünscht ist, kann die Fahrtenbuchmethode Vorteile bieten.
Ordnungsgemäß und damit steuerlich anzuerkennen ist ein Fahrtenbuch aber nur, wenn alle Kosten einzeln und belegmäßig nachgewiesen werden können. Eine bloße Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen (etwa für den Kraftstoffverbrauch) schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode für die Bemessung der Privatnutzung aus – so hat der Bundesfinanzhof Ende 2022 entschieden. Wird die Fahrtenbuchmethode nicht anerkannt, bleibt insoweit nur die ggf. ungünstigere pauschale Ermittlung. Hierbei muss pro Monat 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt werden, und zusätzlich ist der einfache Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 % des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer zu berücksichtigen.