Hinweis
Mit dem neuen elektronischen Rechnungsformat werden die ersten Voraussetzungen für ein Meldesystem von elektronischen Rechnungen an die Finanzämter geschaffen. Hierdurch kann dann eine Prüfung der Rechnungen in Echtzeit erfolgen und Umsatzsteuerbetrug effektiver bekämpft werden. Wann genau dieses System eingeführt werden soll, ist derzeit noch unklar. Bleibt es bei dem jetzigen Zeitplan, so wird für Unternehmen das Jahr 2024 unter dem Vorzeichen der Vorbereitung auf die neuen Rechnungsstandards ab 2025 stehen. Perspektivisch werden wohl umfassende Anpassungen in der Unternehmenssoftware (z.B. bei ERP-Systemen) erforderlich werden.
Über die elektronische Rechnung
Nachdem die EU-Kommission am 08.12.2022 ihren Richtlinienentwurf für die VIDA-Initiative (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter) vorgestellt hat, will nun der deutsche Gesetzgeber bereits zuvor die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen. Ziel der europäischen VIDA-Initiative ist es, weitere Vereinfachungen für grenzüberschreitend tätige Unternehmen zu schaffen und möglichen Umsatzsteuerbetrügereien noch schneller einen Riegel vorzuschieben.
Um dies zu erreichen, werden vorrangig Änderungen bei der Rechnungserstellung sowie der zusammenfassenden Meldung vorgenommen, sodass für in der EU grenzüberschreitend tätige Unternehmer zusätzliche Registrierung – und Meldepflichten in anderen Mitgliedsstaaten gänzlich entfallen sollen. In Zukunft können Unternehmer dann alle Erklärungen in Ihrem Ansässigkeitsstaat abgeben. Denn trotz der Einführung des OSS-Verfahrens besteht doch noch für einige Unternehmer eine umsatzsteuerliche Registrierungspflicht im Ausland (z. B. bei Warenlagern im Ausland oder Lieferungen an andere Unternehmer). Zudem sollen zur Sicherung der Umsatzsteuereinnahmen die zusammenfassenden Meldungen schneller und digitaler geprüft werden, indem vorrangig elektronische Rechnungen im Rechtsverkehr zwischen Unternehmern vorherrschen.
Mit dem Inkrafttreten der EU-Initiative wird Anfang 2028 gerechnet. Jedoch will der deutsche Gesetzgeber mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungserstellung im Zuge des Wachstumschancengesetzes den Voraussetzungen dieser Initiative bereits vorweggreifen.
Wir möchten darauf hinweisen, dass es sich um ein laufendes Gesetzgebungsverfahren handelt und wir daher von dem aktuell vom Bundestag (17.11.2023) verabschiedeten Rechtsstand ausgehen.
Elektronische Rechnungen und sonstige Rechnungen
Zunächst soll ab 2025 zwischen einer elektronischen Rechnung (genannt eRechnung) und sonstigen Rechnungen unterschieden werden.
Eine eRechnung ist demnach eine Rechnung (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG-E), welche mit einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird und sowohl digital empfangen als auch verarbeitet/ausgelesen werden kann. Ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat liegt vor, wenn es der europäischen Norm zur elektronischen Rechnungserstellung gleicht und der entsprechenden Syntaxen-Liste gemäß RL 2014/55/EU entspricht.
Entgegen diesen Voraussetzungen können sich Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger aber auch auf ein eigenes elektronisches Rechnungsformat einigen (z. B. über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen). Wichtig ist nur, dass sich aus dieser elektronischen Rechnung alle erforderlichen Angaben nach dem UStG (§ 14 Abs. 4 UStG) auf ein der europäischen Norm gleichendes Format extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).
Weitere Rechnungsformate, die den oben genannten Anforderungen an die EU-Norm gleichen, wurden in einem ersten BMF-Schreiben zur elektronischen Rechnungspflicht (BMF-Schreiben vom 2.10.2023: Wachstumschancengesetz – Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung) genannt. Ob darüber hinaus auch weitere Rechnungsformate den Normen entsprechen, ist nach Verabschiedung des Gesetzes zu klären.
Eine sonstige Rechnung stellen nach den neuen Vorgaben alle weiteren Rechnungsformate, die nicht der einer eRechnung entsprechen, dar. Also zum Beispiel Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in einem anderen Format dar.
Eine Rechnung, welche per E-Mail im PDF-Format versendet wurde, gilt ab 2025 somit nicht mehr als elektronische Rechnung.
Wer ist zur elektronischen Rechnungserstellung verpflichtet?
Grundsätzlich ist ein Unternehmer bei allen Lieferungen und sonstigen Leistungen berechtigt, eine Rechnung zu erstellen und bei Leistungen an andere Unternehmer verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerbefreit ist. Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft dabei nur Leistungen zwischen zwei Unternehmern (B2B). Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland bzw. dem Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig sein. Das heißt der Sitz, die Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E).
Zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung sind demnach zukünftig auch Vermieter verpflichtet, welche zur umsatzsteuerpflichtigen Vermietung an Unternehmer optiert haben (§ 9 UStG).
Übergangsregelungen und Verpflichtung zur elektronischen Rechnung
Ausgangslage des Gesetzesentwurfes ist zwar die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungserstellung ab dem 01.01.2025. Es wurden aber aufgrund des hohen Umsetzungsaufwandes Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 39 UStG-E) gewährt. Diese sehen im Zeitstrahl wie folgt aus:
Ab dem 01.01.2025 bis zum 31.12.2026:
- Papierrechnungen für B2B-Umsätze zulässig (wenn Rechnungsempfänger zustimmt)
- Elektronische Rechnungen, die nicht der EU-Norm entsprechen, sind zulässig (wenn Rechnungsempfänger zustimmt)
Vom 01.01.-31.12.2027:
- Papierrechnungen für B2B-Umsätze zulässig (wenn Rechnungsempfänger zustimmt u. Jahresumsatz des Rechnungserstellers im Jahr 2026 maximal 800.000 EUR)
- Elektronische Rechnungen, die nicht der EU-Norm entsprechen, sind zulässig (wenn Rechnungsempfänger zustimmt u. Jahresumsatz des Rechnungserstellers im Jahr 2026 maximal 800.000 EUR)
Ab dem 01.01.2028 sind die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Maßnahmen auf Seiten des Rechnungsempfängers
Da die elektronische Rechnungspflicht, ausgenommen der Übergangsregelungen ab dem 01.01.2025 gilt und das Empfangen elektronischer Rechnungen keiner Zustimmung bedarf, müssen Rechnungsempfänger in einem B2B-Geschäft bereits ab 2025 in der Lage sein, solche eRechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Zur Beseitigung von Missverständnissen muss der Rechnungsempfänger nur seine Zustimmung wie oben genannt erteilen, wenn die Rechnung grade nicht den Vorgaben der EU-Norm für elektronische Rechnungen entspricht.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Eine elektronische Rechnung ist nach dem bisherigen Rechtsstand nicht verpflichtend, bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR Brutto nach § 33 UStDV) und Fahrausweisen (§ 34 UStDV) auszustellen. Daher hier kann weiterhin eine sonstige Rechnung (Papierrechnung, elektronische Rechnungen, die nicht den Vorgaben entsprechen) ausgestellt werden.
Ausblick
Es wird bereits jetzt sowohl bezüglich der elektronischen Rechnungserstellungspflicht als auch wegen der VIDA-Initiative der EU-Kommission über verlängerte Übergangsfristen oder ein späteres Inkrafttreten diskutiert. Nichtsdestotrotz ist allen Unternehmern zu raten, welche bisher kein elektronisches Rechnungserstellung- und Auslesungsprogramm haben, sich nun mit entsprechenden Maßnahmen auseinanderzusetzen. Denn wie bereits beschrieben ist grundsätzlich vorgesehen, dass alle Unternehmer im Inland ab 2025 eine elektronische Rechnung bei einem B2B-Gechäft zumindest empfangen und verarbeiten zu können (z. B. auch Ärzte und Vermieter). Wenn bereits jetzt erste Schritte gegangen werden, erleichtert dies später eine fristgerechte Umsetzung innerhalb der Übergangsregelungen.